Premessa
Le nuove modalità introdotte per la registrazione dei documenti di vendita e di acquisto in formato elettronico agevolano la tenuta della contabilità da parte dell'utente. Si tratta di un'attività prodromica e necessaria al calcolo corretto delle imposte e alla compilazione delle dichiarazioni fiscali.
Ecco, allora, alcuni consigli e regole a cui è bene attenersi per ridurre gli errori e limitare il rischio di essere sanzionati in caso di controlli da parte dell'Amministrazione finanziaria.

Emissione di una fattura in caso di incasso
In caso di somme ricevuta a titolo di acconto per prestazioni da eseguire, la fattura deve riportare come data di emissione la data dell'incasso. 

Rimborsi spese chilometrici indicati in fattura da parte dei liberi professionisti
I rimborsi spese chilometrici indicati dai liberi professionisti in fattura costituiscono a tutti gli effetti compenso per l'attività professionale.
Pertanto, sono soggetti a rivalsa previdenziale, iva e ritenuta d'acconto.
Il gestionale fatturegestite.cloud  calcola in modo automatico la rivalsa, l'iva e la ritenuta d'acconto, in base al regime fiscale in cui si trova l'utente e in base alla tipologia di attività scelta nella compilazione della fattura. 
La voce Partecipazione alle spese di studio può essere utilizzata solo nel caso in cui si debba addebitare a un professionista, una quota delle spese sostenute (energia elettrica, riscaldamento, spese condominiali ...)  per l'utilizzo dell'ufficio e dei servizi collegati. In questo caso, poiche gli importi fatturati a titolo di partecipazione alle spese di studio non rientrano nell'attività di tipo professionale, fatturegestite.cloud applica solamente l'iva in fattura.
Per i soggetti che si trovano nel regime fiscale forfettario e dei contribuenti minimi le fatture non sono soggette ne a iva ne a ritenuta d'acconto. In caso di scelta della voce Partecipazione alle spese di studio non viene applicata in fattura nemmeno la rivalsa previdenziale.

Fatture di acquisto
Il gestionale fatturegestite.cloud è stato accreditato come nodo di interscambio anche per la ricezione delle fatture di acquisto.
L'utente che ha aderito al servizio si troverà direttamente le proprie fatture di acquisto elettroniche già all'interno della propria area riservata del gestionale.  
Poiché il tracciato xml non contiene l'identificativo della voce di costo (non è stato previsto purtroppo un unico piano dei conti condiviso 
e obbligatorio per tutti) non è possibile procedere al caricamento automatico del documento di acquisto.
L'utente, pertanto, deve prestare molta attenzione alla scelta della corretta voce di costo, che determina la percentuale di detraibilità ai fini iva e di deducibilità del costo ai fini del calcolo del reddito imponibile.

Acquisti con partita iva ma non inerenti alla propria attività
Per legge, tutti i documenti di acquisto associati alla propria attività (quindi tutti gli acquisti fatti con partita iva) devono essere registrati.
Gli  acquisti che non sono inerenti all'attività professionale, se sono stati fatti utilizzando la propria partita iva, si devono comunque registrare scegliendo come voce di costo: "Costi non riguardanti l'attività". In questo modo, il gestionale fatturegestite registra la fattura riportano una percentuale di detraibilità iva pari a zero e una deducibilità del costo pari a zero.
Si raccomanda comunque, sempre nell'ottica della semplificazione e della riduzione del margine di errore, di non effettuare gli acquisti non inerenti all'attività utilizzando la propria partita iva. 
In caso di acquisti on line, pertanto, è opportuno aprire un "account" indicando il solo codice fiscale, per gli acquisti che non sono afferenti alla propria attività produttiva.
Gli acquisti di natura privata non possono essere mai fatti utilizzando partita iva e conti correnti delle società di cui si è soci.